Учет рабочего времени

Учет рабочего времени очень важный момент организации труда. Для ответственных руководителей различных предприятий важным звеном в получении прибыли и производстве услуг и товаров является его коллектив. Каждый сотрудник выполняет в трудовом процессе определенную роль. Если внутренний распорядок организации будет нарушен, а опоздания, прогулы и несанкционированное использование рабочего времени участятся, то эффективность производства, конечно же, будет снижена. Какие последствия вытекают из всех этих событий, ясно практически каждому.

Так вот поэтому руководитель должен контролировать своих сотрудников и следить за соблюдением трудовой дисциплины. Если в маленькой организации сделать это относительно легко, то в большой — практически невозможно. Уследить за значительным количеством людей на объемной территории можно лишь с помощью специальных методов: записей в соответствующих журналах, турникетов, электронных датчиков и систем видеонаблюдения.

Учёт рабочего времени: для чего он нужен

В нынешнее время проблема контроля над персоналом весьма актуальна на достаточно многих предприятиях. Регулярное нарушение трудовой дисциплины приводит к финансовым потерям, но избежать этого можно. Важным моментом повышения производительности является учет рабочего времени каждого сотрудника.

Он позволяет:

• уменьшить количество прогулов и опозданий на предприятии;
• повысить дисциплинированность коллектива;
• корректно начислять зарплату людям, учитывая лишь фактически отработанное ими время;
• составить график рабочего времени и доступа;
• осуществлять прогнозирование деятельности и планирование трудоёмкости компании;
• вести четкую базу данных сотрудников и отделов;
• определить реальный вклад конкретного сотрудника в деятельность организации, обозначить его полезность.

Разновидности

Долгое время учет рабочего времени осуществлялся ручным способом, когда руководитель вел специальный табель, где отмечалось количество трудовых часов, явки и прогулы каждого сотрудника. Однако с приходом современных технологий стали все чаще использоваться автоматизированные методы, и особенно актуальны они сейчас в организациях с большим коллективом. Это позволят формировать отчеты по определенным параметрам: диапазону времени, отделу и прочее. В них будут содержаться общее рабочее время, а также ранние уходы, опоздания, перерывы, прогулы, переработки.

Выбираем эффективное оборудование

Система учета рабочего времени предполагает использование специального оборудования, при помощи которого осуществляется регистрация сотрудников, и программного обеспечения компьютере администратора. Практика показывает, что при использовании автоматизированного учета рабочего времени становится эффективней управление персоналом, повышается дисциплина сотрудников, на 5-15% экономится фонд оплаты труда.

Регистрация прихода/ухода всех сотрудников предприятия при автоматизированном учете происходит с помощью специальных систем контроля. Для этого на проходной устанавливаются различные шлагбаумы, контролеры, турникеты и прочее оборудование для управления доступом. Сотрудники имеют при себе специальные пропуски, карточки, брелоки, которые позволяют им беспрепятственно преодолеть эти устройства, в некоторых случаях делать это приходится с помощью отпечатков пальца.

В это время система считывает информацию о каждом сотруднике, отмечая точное время его входа и выхода. Вся информация передается в программное обеспечение и сохраняется в памяти подключенного ПК. На основе таких данных могут быть сформированы точные отчеты о нарушениях дисциплины, а также получен табель рабочего времени.

Преимущества

Установка автоматизированной системы дает возможность руководителю всегда оставаться в курсе любых перемещений, уходов и приходов каждого человека. Она круглосуточно следит за перемещениями на вверенной ей территории. В любое время начальник может получить отчет о нахождении на объекте конкретных людей, а также о проникновении на запретные для них помещения. Ценна получаемая информация как для руководителя, так и для отдела кадров предприятия.

Выдержка из Постановления Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1

"Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты":

Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма № Т-12 - скачать)

Табель учета использования рабочего времени (форма № Т-13 - скачать)

Применяются для учета использования рабочего времени работников организации, для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, расчета заработной платы, а также для составления статистической отчетности по труду. В случае раздельного учета использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда допускается использование раздела 1 «Учет использования рабочего времени» табеля по форме № Т-12 в качестве самостоятельного документа.

Составляются в одном экземпляре уполномоченным лицом, подписываются руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы, передаются в бухгалтерию.

Отметки в табеле о причинах неявок на работу или о работе в режиме неполного рабочего дня, о работе в сверхурочное время и других отступлениях от нормальных условий работы должны быть сделаны только на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных обязанностей и т.п.).

Для отражения использования рабочего времени за каждый день в табеле (в форме № Т-12 графы 4 - 18, 20 - 35; в форме № Т-13 графа 4) отведено две строки: одна строка - для отметок условных обозначений видов затрат рабочего времени, а другая строка - для записи количества часов по ним.

Учет использования рабочего времени осуществляется в табеле методом сплошной регистрации явок и неявок на работу либо путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий и т.п.).

Форма № Т-13 «Табель учета использования рабочего времени» применяется в условиях автоматизированной обработки данных. Бланки табеля по форме № Т-13 с частично заполненными реквизитами могут быть созданы с применением средств вычислительной техники. К таким реквизитам относятся: структурное подразделение, фамилия, имя, отчество, профессия (должность), табельный номер и т.п., то есть данные, содержащиеся в справочниках условно-постоянной информации. В этом случае форма табеля изменяется в соответствии с принятой технологией обработки данных.

Условные обозначения отработанного и неотработанного времени, представленные на титульном листе формы № Т-12, применяются и при заполнении формы № Т-13.